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Controle de Estoque: o que é, tipos e benefícios

Você provavelmente já ouviu falar de controle de estoque, mas entende a importância desse processo para a sua empresa?

Para alguns empreendedores, o assunto parece não ter tanta relevância assim. Contudo, uma má gestão pode prejudicar a saúde financeira da empresa e impedir o crescimento do negócio.

Então, se você quer evitar prejuízos e promover compras mais eficientes em sua organização, dominar esse tema é essencial. Por isso, siga com a gente!

 

 

O que é controle de estoque? 

O controle de estoque é o processo que administra os produtos de uma empresa para suprir as demandas dos clientes e minimizar os custos.

Em outras palavras, controla o fluxo de entrada e saída dos produtos de um e-commerce, uma loja física ou uma indústria.

Para isso, gerencia a quantidade de itens disponíveis e seus respectivos valores com intuito de garantir um bom fluxo de vendas, além de evitar prejuízos.

A partir dessas informações, é possível tomar decisões mais assertivas de acordo com a quantidade atual de produtos no armazém da empresa.

Importante ressaltar que o controle abrange todas as mercadorias da empresa, desde as matérias-primas, os produtos acabados e até mesmo os insumos utilizados internamente, como ferramentas de trabalho.

Qual é a função do controle de estoque?

Evitar o acúmulo ou a falta de produtos são algumas das principais funções do controle de estoque. Contudo, esse processo também possui outras finalidades, como:

  • tornar a gestão de compras mais eficiente;
  • controlar melhor os recursos financeiros da empresa;
  • otimizar o uso de espaço físico para armazenamento;
  • reduzir perdas e prejuízos decorrentes de validade, danos ou roubos;
  • garantir maior satisfação ao cliente.

Vamos a um exemplo prático para que você entenda mais a fundo a função desse procedimento?

Imagine que você está realizando o controle de estoque da sua empresa e se depare com um lote de produtos que não está vendendo e o ciclo de vida das mercadorias está chegando ao fim.

Você precisa encontrar uma maneira de girar esses produtos para evitar prejuízo financeiro. Neste caso, algumas alternativas são: vender os produtos dentro de um kit, criar um clube de assinatura ou fazer promoções.

Por outro lado, se você não faz um controle eficiente, pode acabar comprando mais desse mesmo produto em questão e, no final, deixar seu estoque ainda mais parado. Já imaginou?

 

Quais os benefícios do controle de estoque? 

Já está um pouco mais clara a importância do controle de estoque nas organizações, não é verdade?  

Mas, ainda separamos os benefícios que esse acompanhamento pode proporcionar para sua empresa:

Redução de desperdícios e perdas

Como falamos anteriormente, um bom controle de estoque é capaz de reduzir desperdícios. Isso porque o gerenciamento elimina excessos, além de reduzir o número de perdas por furtos, avarias ou vencimento.

Imagine que você atue no setor alimentício e, por falta de controle, acabe deixando um lote inteiro de produtos vencer. Todo o estoque estará perdido!

Além de precisar efetuar uma nova compra, você ainda terá que arcar com os custos de descarte, sem falar no tempo gasto para solucionar o problema que poderia ser evitado.

Mas, ao evitar todos esses contratempos, você consegue reduzir os custos da sua empresa e melhorar a saúde financeira do seu negócio.

Otimização dos recursos da empresa

O estoque demanda investimentos com aquisição, manuseio, manutenção e armazenamento. Ou seja, quanto mais produtos você armazenar, maiores serão os custos operacionais.

A boa notícia é que você não precisa ter um estoque elevado. Por meio de um controle eficiente, você consegue manter a armazenagem de produtos equilibrada, evitando faltas e excessos.

Planejamento estratégico de compras

O acompanhamento possibilita que você faça compras de forma estratégica ao optar por abastecer o estoque no momento certo. 

Essa ação, consequentemente, otimiza os investimentos e melhora o fluxo de caixa da empresa. Afinal, você conseguirá prever demandas para planejar as aquisições em longo prazo.

Isso é possível pois o controle ajuda a acompanhar a rotatividade dos produtos. Dá para analisar, por exemplo, os itens que têm giro maior e que precisam ser repostos com mais frequência.

Inclusive, também fica mais fácil se preparar para oscilações nas vendas por conta de datas sazonais, como Natal e Dia das Mães.

Satisfação dos clientes

Para ter sucesso, toda empresa deve priorizar a satisfação dos clientes, que, vale ressaltar, estão cada vez mais exigentes.

Com o controle de estoque não deve ser diferente, já que ele influencia diretamente na experiência do consumidor

Imagine como é frustrante para o cliente entrar na sua loja virtual após ser impactado por uma campanha de marketing e, na hora de fechar a compra, o produto desejado esgotar.

Ou, pior, ter a compra cancelada dias após a confirmação do pedido porque você só percebeu que o produto não estava mais disponível no estoque na hora de embalar a encomenda.

Para evitar essa situação, o gerenciamento de estoque é essencial. Desta forma, você garante a satisfação do consumidor, que, por sua vez, fica propenso a comprar mais e com mais frequência. 

Quais são os tipos de controle de estoque?

O controle de estoque é parte vital das operações de qualquer empresa e existem diferentes formas de acompanhar essas informações. 

Definir qual o método ideal para o seu negócio é essencial para tornar o processo mais eficaz. 

Já a escolha dependerá do seu tipo de negócio, com a quantidade e o tipo de mercadoria que você comercializa.

Confira agora como controlar o estoque de uma empresa:

Just in time 

Em tradução para o português, o termo significa “no momento certo”. Ou seja, o método consiste em manter no estoque o menor número de produtos possíveis e fazer novas compras apenas quando for realmente necessário.

A grande vantagem é a diminuição dos custos com armazenagem. Porém, é necessário redobrar os cuidados para que não faltem itens para atender sua demanda. Caso contrário, você pode perder oportunidades de venda.

Contar com fornecedores ágeis e que cumprem os prazos combinados é crucial para que a estratégia funcione bem.

PEPS

A sigla PEPs significa “primeiro a entrar, primeiro a sair”. Nesse método, como o próprio nome sugere, os produtos adquiridos primeiro devem ser vendidos antes.

Essa é uma boa estratégia para produtos perecíveis, como alimentos, cosméticos e medicamentos. 

Assim, você garante que os itens com data de validade mais próxima serão vendidos primeiro para que não estraguem antes mesmo de serem entregues ao consumidor.

UEPS

O método UEPS, cujo a sigla significa “último a entrar, primeiro a sair”, é justamente o oposto do PEPS.

Nesse caso, os últimos produtos comprados devem ser os primeiros a sair do estoque, pois são mais caros do que aqueles que já estão armazenados.

É uma boa pedida somente para empresas que não trabalham com produtos perecíveis, como lojas de roupas.

A desvantagem é que nem sempre o lote é vendido completamente antes de realizar uma nova compra. Com isso, é necessário gerenciar muitos lotes simultaneamente, o que pode aumentar os custos da empresa.

Curva ABC 

Já a curva ABC considera três fatores — giro, faturamento e lucratividade — para classificar os produtos de acordo com grau de importância ou impacto. 

Esses produtos são divididos em três categorias:

  • tipo A: itens extremamente importantes para o negócio, em valor ou quantidade, pois garantem alta lucratividade. Corresponde a 20% dos produtos e 80% do valor do estoque;
  • tipo B: itens de média importância, quantidade ou valor intermediário, representando 30% dos produtos e 15% do valor do estoque;
  • tipo C: itens de menor importância, em valor ou quantidade. Representa 50% do total de produtos e 5% do valor do estoque.

Dentre os benefícios do método, podemos destacar que possibilita um conhecimento maior sobre o giro de estoque da sua empresa, o que ajuda a otimizar as operações.

MPM (Média Ponderada Móvel ou Preço Médio Ponderado)

Outra maneira de controlar o estoque de uma empresa é por meio do custo médio, também conhecido como média ponderada móvel.

Nessa estratégia, os valores do estoque são renovados à medida que chegam novos produtos. 

Além disso, os valores são mensurados sem que seja levado em consideração a ordem cronológica da compra de mercadorias.

Para realizar o cálculo, é preciso somar o valor dos produtos em estoque e os novos produtos dividindo pelo total de mercadorias.

O resultado será o custo médio por produto e o valor pode ser usado para calcular tributações da empresa.

Como fazer uma gestão de estoque eficiente?

Como vimos, não existe uma única forma de controlar o estoque de uma empresa. É possível usar diferentes métodos e abordagens. 

Porém, há algumas boas práticas para tornar todo o processo mais eficiente:

Faça um levantamento dos itens no estoque

O primeiro passo para começar a fazer o controle de estoque é descobrir quais são seus produtos, quantidades e valores. 

A partir daí, você deve cadastrar e categorizar:

  • separe por tipo de produto;
  • registre a quantidade;
  • registre o valor unitário;
  • informe o valor total das mercadorias armazenadas.

Essa lista é chamada de inventário de estoque, que é um sistema de identificação, classificação e contagem de produtos armazenados.

Desta forma, fica mais fácil planejar ações estratégicas para compra de novas mercadorias e também para otimizar o giro de estoque para que os produtos não fiquem parados por muito tempo.

Saiba tudo o que entra e o que sai

Você precisa controlar todos os produtos que entram e que saem da empresa, em qualquer situação

Algumas vezes, os produtos podem sair do estoque sem que tenham sido vendidos, por exemplo, em sorteios nas redes sociais ou doações para instituições carentes.

Então, certifique-se que até mesmo essas partidas estejam devidamente registradas para não ter problemas futuros.

Crie padrões

Tanto o espaço onde você armazena os produtos, quanto o manuseio devem ser controlados efetivamente. Para isso, definir padrões é de grande ajuda.

Estabeleça, por exemplo:

  • requisitos de armazenamento (organização, temperatura, circulação de ar, umidade, etc)/
  • horários para movimentação de mercadorias;
  • pessoas autorizadas a entrar no estoque;
  • ações necessárias na saída ou entrada de produtos;
  • datas e períodos para compra;
  • padrões para as descrições dos produtos no sistema.

Faça inventários periodicamente

Você precisa ter conhecimento sobre os níveis de estoque para controlá-lo. Por isso, faça auditorias periódicas para garantir que os níveis reais batem com as informações relatadas.

Uma maneira de controlar melhor a quantidade de mercadorias é estipular prazos para a realização das contagens de estoque. Por exemplo, a cada uma semana.

Automatize

Dependendo da quantidade e da variedade de produtos, o controle de estoque se torna uma tarefa complexa para ser realizada manualmente. 

Por essa razão, vale a pena utilizar softwares e planilhas para gerenciar a entrada e saída de produtos. Há diversas opções, pagas e gratuitas, disponíveis no mercado.

Além de diminuir erros e simplificar todo o processo, você ainda ganha em agilidade e produtividade. 

Porém, atenção! Antes de contratar um sistema, analise quais são as reais necessidades do seu negócio para encontrar a solução ideal para o seu caso.

Fique atento às sazonalidades

É comum que haja oscilações nas vendas durante o ano por conta de fatores externos, como datas sazonais, e você precisa estar devidamente preparado para essa situação.

Portanto, adapte o seu estoque às demandas do mercado para não gerar custos desnecessários, nem faltar produtos quando você mais precisa, como na Black Friday.

Para isso, analise produtos que estão em alta e que a maioria das pessoas irão querer, considere também seus itens de maior saída.

Conclusão

O sucesso do seu negócio está totalmente vinculado ao controle de estoque, já que ele influencia diretamente na lucratividade da empresa e na satisfação do cliente.

Por isso, coloque as dicas em prática e lembre-se de que o acompanhamento deve ser rigoroso e constante!

Ninguém gosta quando os produtos não estão disponíveis para compra ou demoram para ser entregues.

Por isso, conte com bons parceiros de negócio, tanto para fornecer produtos e matérias-primas, como também para enviar suas encomendas.

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