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O que é declaração de conteúdo, quando usar e como preencher? [Guia Completo]

Você, que tem um comércio eletrônico, sabe o que é declaração de conteúdo? Já utilizou esse documento no seu e-commerce, entende como fazer o preenchimento e quando usá-lo nas suas transações comerciais?

Independentemente se a resposta for sim ou não, a verdade é que esse tema merece muito a atenção de lojistas e profissionais que atuam nesse segmento e despacham encomendas para todo o Brasil.

Isso porque a legislação brasileira determina que qualquer produto transportado entre estados e municípios deve possuir nota fiscal ou declaração de conteúdo.

Neste artigo, você entenderá o que é esse documento, como fazer o procedimento de maneira correta e se realmente a sua loja virtual está dentro dos parâmetros de utilização determinados pelo Governo e pelos Correios. Vem com a gente!

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O que é uma declaração de conteúdo?

No meio de tantas regras e processos, é normal que os lojistas não saibam o que é uma declaração de conteúdo e como utilizá-la. 

Para você entender, a declaração de conteúdo  – obrigatório desde 2018  – é uma espécie de atestado que deve acompanhar todos as encomendas enviadas em todo o Brasil para as quais a nota fiscal não é obrigatória. 

Assim como a nota fiscal, a declaração serve para garantir a procedência do produto, auxiliando também no combate à sonegação de impostos e comércio ilegal, além de dar mais segurança tanto para o cliente quanto para o lojista. 

É importante destacar que a declaração de conteúdo online é uma determinação do Governo e dos Correios para postagens em território brasileiro.

Vale ressaltar que, para o envio de encomendas para o exterior, existem outros procedimentos previstos em lei como, por exemplo, a DSE (Declaração Simplificada de Exportação).

O que diz a lei?

Com o objetivo de padronizar os procedimentos adotados na fiscalização relativa ao serviço de transporte de mercadorias, as exigências e normas foram estabelecidas pelo Convênio S/Nº, de 15 de dezembro de 1970.

Desde sua criação, a lei passou por algumas revisões e, em 2018, estabeleceu a obrigatoriedade do envio da declaração de conteúdo ou da nota fiscal junto com a mercadoria transportada.

Já a obrigatoriedade de cumprimento da legislação tributária vigente é de responsabilidade do remetente. Ou seja, todo comerciante deve se atentar a essa questão.

Quando usar declaração de conteúdo?

Para quem se pergunta quando usar declaração de conteúdo, saiba que ela deve ser utilizada na hora de fazer o envio de encomendas, pois tanto os Correios quanto as transportadoras exigem a declaração ou a nota fiscal do produto.

Vale deixar claro que se a encomenda não estiver em conformidade com a lei, a postagem será recusada.

Portanto, para enviar suas encomendas com a Kangu e ter maior economia e segurança com suas vendas, é necessário preencher sempre a declaração de conteúdo! 

Mas você não precisa se preocupar, esse processo é automático pela Kangu. Quando você faz o pedido no site, já recebe todas as recomendações sobre o que é necessário constar no pacote, indicadores de como recortar e onde colocar a declaração.

Super simples e prático!

Como fazer uma declaração de conteúdo?

Os lojistas que possuem comércio eletrônico ou atuam no Instagram Shopping e também nos marketplaces não precisam se preocupar, já que fazer a declaração do conteúdo é muito simples e rápida. 

No site dos Correios, você encontra o documento, que pode ser baixado gratuitamente. Para executar os procedimentos necessários, basta seguir orientações da estatal: 

  • no ícone Remetente e Destinatário, inclua todos os dados de envio;
  • na parte de Identificação de Bens, descreva os itens da encomenda com quantidades e valores;

Feito isso, assine a declaração de conteúdo para transporte, pois ela comprova que a sua postagem não se encaixa em transação comercial e, por isso, está dispensada da emissão de nota fiscal.

Onde colocar a declaração de conteúdo?

Agora que você já sabe onde encontrar a declaração de conteúdo para preencher, é preciso inserir o documento no local adequado da sua encomenda.

Você deve afixar o certificado do lado de fora da embalagem, de maneira visível. Recomendamos que você coloque a declaração em um saquinho plástico para que não corra o risco de ser danificada durante o transporte. 

Depois disso, prenda a declaração de conteúdo com uma fita adesiva para ficar bem fixa e não se desprender facilmente.  A maioria das lojas virtuais utiliza o saco canguru devido a facilidade, baixo custo e segurança proporcionada pelo material.  

Os sacos plásticos A4 também são ótimas opções para fixação nas embalagens, já que possuem furos nas laterais, evitando o descolamento. É possível encontrá-los em papelarias e também na internet. 

Lembre-se que na hora de colocar a declaração de conteúdo dos Correios, é importante dobrá-la de modo que as principais informações, como nome, CPF/CNPJ e endereço do remetente e destinatário fiquem visíveis. 

Nunca coloque a declaração de conteúdo atrás da etiqueta de envio. Alguns lojistas cometem esse erro, que pode fazer sua postagem ser recusada. Sempre cole a etiqueta e a declaração em espaços diferentes para que ambos fiquem visíveis.

Nota fiscal x Declaração de conteúdo: qual diferença? 

A nota fiscal eletrônica (NF-e) é utilizada para comprovar a venda de um produto entre uma empresa e um cliente, que pode ser tanto pessoa física, quanto jurídica.

O objetivo desse documento é formalizar a receita obtida pelo vendedor para que os devidos impostos sejam pagos ao governo.

Um exemplo de imposto cobrado dos e-commerces é o ICMS (imposto sobre operações relativas à circulação de mercadorias e sobre prestações de serviços de transporte interestadual, intermunicipal e de comunicação).

Além de servir para fins de fiscalização, a nota fiscal também garante a procedência do produto, o que confere maior segurança para o cliente e para você, comerciante.

De acordo com a Lei nº 8846 de 1994, a emissão da nota fiscal é obrigatória. Esse procedimento geralmente é feito no município ou estado em que a empresa atua.

Contudo, há algumas exceções quanto à exigência da nota fiscal, que falaremos mais adiante. Nesses casos, é possível utilizar a declaração de conteúdo.

A declaração, por sua vez, é um documento impresso que irá acompanhar o produto durante o transporte e que serve para substituir a nota fiscal.

Quando o remetente utiliza essa opção, declara que não se enquadra como contribuinte e a mercadoria se torna isenta de ICMS. 

Se você observar o modelo de declaração, irá perceber que há a seguinte afirmação no documento: 

Declaro que não me enquadro no conceito de contribuinte previsto no art. 4º da Lei Complementar nº 87/1996, uma vez que não realizo com habitualidade ou em volume que caracterize intuito comercial, operações de circulação de mercadoria, ainda que se iniciem no exterior, ou estou dispensado da emissão da nota fiscal por força da legislação tributária vigente, responsabilizando-me, nos termos da lei e a quem de direito, por informações inverídicas”.

Você precisará assinar o documento para atestar que se enquadra nessa situação. 

Já o não recolhimento de ICMS pode trazer inúmeros transtornos para as empresas, como multas e juros, além de poder sujar a imagem do seu negócio no mercado.

Quem pode usar declaração de conteúdo?

Agora que você já descobriu que não são todos os remetentes que podem utilizar a declaração no lugar da nota fiscal, deve estar se perguntando quem, afinal, pode fazer essa substituição, não é?

Na maioria dos casos, todos os envios feitos por lojas virtuais são realizados por meio de uma relação comercial. Isso significa que a nota fiscal deve ser emitida e enviada jjunto com o produto.

Porém, existem situações em que não é necessário emitir nota, como ocorre com as empresas formalizadas como Microempreendedor Individual (MEI), desde que:

  • a venda do produto seja para o consumidor final (pessoa física);
  • o destinatário pessoa jurídica emita uma nota fiscal de entrada.

Além disso, pessoas físicas que vendem seus produtos na internet também não precisa emitir nota fiscal. Por exemplo, vendas feitas por pessoas físicas em marketplaces, como Enjoei, Shopee e Mercado Lívre, são acompanhadas da declaração de conteúdo.

MEI precisa emitir nota fiscal para enviar produtos? 

De acordo com a  Resolução CGSN Nº 140, de 2018, o MEI precisa emitir nota fiscal para enviar produtos em dois casos:

  • quando o cliente (pessoa física) exige a nota fiscal da compra;
  • quando envia produtos para empresas inscritas no CNPJ e não foi emitida nota fiscal de entrada pelo destinatário.

Exceto nessas duas situações citadas, é possível usar apenas a declaração de conteúdo.

Declaração de conteúdo e transportadoras privadas: como funciona? 

Algumas transportadoras privadas não permitem o envio de mercadorias com valor comercial sem nota fiscal. Uma solução, nesses casos, é selecionar outra transportadora ou emitir uma nota fiscal avulsa.

Mas, fique tranquilo. Aqui, ao enviar com a Kangu, nós te ajudaremos neste processo ao informar quais transportadoras pedem a nota fiscal e quais aceitam a declaração de conteúdo.

Para isso, ao realizar a cotação dos fretes, você deve colocar as informações sobre a nota ou a declaração de conteúdo da postagem. 

Há possibilidade de não usar declaração de conteúdo no envio de produtos?

A declaração é dispensável apenas quando for enviada a nota fiscal junto com o produto. Contudo, é obrigatório a postagem da sua mercadoria com ao menos um desses documentos.

Modelo de declaração de conteúdo dos Correios

Como já falamos aqui, o modelo de declaração de conteúdo está disponível no site dos Correios e não tem mistério para imprimi-lo e preenchê-lo.

Para acessá-lo, basta entrar no site dos Correios, clicar em “Enviar” no menu superior e depois acessar “Encomendas”. No final da página, clique em “Anterior Arquivo” e em “Nacional”.

Haverá dois tipos de arquivos de declaração disponíveis, um no formato OpenDocument, que é compatível com o Word, e outro em PDF.

Se não se importa em preencher todas as informações à mão, basta abrir o arquivo em formato PDF e clicar em imprimir. Você pode fazer o download desta versão por aqui.

Agora, se prefere preencher as informações no computador, baixe o formato OpenService (.odt), que é compatível com o Word e outros aplicativos de software livre, como OpenOffice e LibreOffice.

Atenção! Você precisará ter algum desses programas instalados no computador para editar o documento.

Após abrir o documento em seu computador, é só realizar o preenchimento de dados, como:

  • CPF ou CNPJ, nome e endereço completo do remetente;
  • CPF ou CNPJ, nome e endereço do destinatário;
  • nome dos itens vendidos, bem como quantidade e valor.

Após o preenchimento, imprima a declaração, assine e cole na embalagem.

Agora, se você quiser criar diretamente no site da Kangu, é ainda mais fácil! Sempre que você criar a sua simulação de envio, para saber custos de frete, por exemplo, a declaração de conteúdo já é criada para você. Sem nenhum esforço!

Além de garantir maior praticidade no seu dia a dia, você também economiza no frete e melhora a qualidade dos seus envios. Faça uma simulação e teste agora mesmo nossa plataforma:

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Conclusão

Na hora de despachar suas encomendas, é preciso ter muito cuidado com o preenchimento, fixação na embalagem e o envio da declaração de conteúdo.

No entanto, essas medidas não são suficientes para garantir que seu produto chegue em segurança e dentro das regras previstas pela legislação brasileira.

Lembre-se que ter um parceiro de envio de mercadorias é essencial para o sucesso do seu negócio. Se você quer agilidade e segurança no despacho das suas encomendas, seu lugar é na Kangu.

A nossa plataforma oferece uma rede de transportadoras e pontos de coleta e retirada de produtos espalhados por todo o país. E o melhor é que nossos serviços são acessíveis para todos os tamanhos de negócios. Acesse o site da Kangu e conheça tudo que a nossa plataforma pode proporcionar para seu e-commerce. Além disso, a Kangu é uma empresa do Mercado Livre, o que traz ainda mais segurança em nossos serviços!

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