Ferramentas de gestão: veja as 7 mais utilizadas por finalidade!

Todo empreendedor deve conhecer as ferramentas de gestão e implementá-las em sua empresa se quiser ter sucesso.

Isso porque elas ajudam os gestores tanto a gerenciar melhor os processos da sua empresa quanto a ter insights positivos.

Ou seja, no fim das contas, as ferramentas de gestão podem te ajudar até mesmo nos processos de tomada de decisão, te fornecendo dados para decisões mais assertivas.

Confira a seguir tudo sobre as ferramentas de gestão e veja as 7 mais utilizadas por finalidade! Boa leitura!

Quais são os tipos de ferramentas de gestão? 

No total, existem 5 tipos de ferramentas de gestão: as de planejamento, as de controle, as de processo, as de projeto e as de decisões estratégicas.

As ferramentas de planejamento facilitam a definição de objetivos e metas de curto e longo prazo. As de controle, por sua vez, servem para controlar as finanças, estoque, performance e qualidade.

Já as ferramentas de processo auxiliam na gestão de processos dentro da empresa, cobrindo as atividades de ponta a ponta, enquanto as ferramentas de projeto dizem respeito a conjuntos de atividades temporárias que possuem começo, meio e fim.

Por fim, as ferramentas de tomada de decisão auxiliam no que o próprio nome já diz: a tomada de decisão. São metodologias que ajudam os gestores a tomar decisões com base em dados e que, portanto, são mais assertivas.

Ferramentas de gestão mais usadas: conheça 7 metodologias

Agora que você já sabe quais são os tipos de ferramentas de gestão e como elas podem te ajudar a melhorar o controle e os processos da sua empresa, é hora de dar uma olhada em quais são as 7 ferramentas de gestão mais utilizadas.

Confira quais são elas a seguir:

Análise SWOT – Planejamento

A análise de SWOT é uma ferramenta que deve fazer parte do desenvolvimento da sua empresa desde o plano de negócios.

Trata-se de uma metodologia que é utilizada para fazer um verdadeiro diagnóstico detalhado da situação atual da sua empresa.

Também chamada de FOFA, a análise de SWOT vai observar as Forças (Strengths), Oportunidades (Opportunities) Fraquezas (Weaknesses) e Ameaças (Threats).

Entenda mais sobre cada um dos pontos observados na análise de SWOT a seguir:

• Forças (Strengths): identifica os pontos fortes da empresa, ou seja, no que a empresa está acertando e quais os diferenciais que pode oferecer ao mercado;
• Oportunidades (Opportunities): identifica e descreve o cenário externo à empresa para apontar oportunidades para o empreendimento e novos objetivos para o futuro;

• Fraquezas (Weaknesses): são os pontos fracos da empresa, ou seja, quais aspectos a empresa precisa aprimorar para superar os resultados atuais;

• Ameaças (Threats): identifica os concorrentes e fatores do ambiente externo que podem ameaçar o sucesso da empresa e que, por essa razão, precisam ser observados com cautela ou tratados.

Nesse contexto, as forças e fraquezas são fatores endógenos, ou seja, internos da empresa, enquanto as ameaças e oportunidades são fatores exógenos, ou seja, externos à empresa.

Para aplicar a análise de SWOT na prática, é essencial ter um conhecimento aprofundado do próprio negócio e do mercado em que ele está inserido.

Por essa razão, o melhor momento para aplicar a análise de SWOT na prática é quando as lideranças da empresa desejam aprimorar o planejamento estratégico.

Vale destacar que esse tipo de diagnóstico também pode ser utilizado na gestão de pessoas e na gestão de processos, seja para aprimorar o plano de negócios ou para definir com mais solidez a sua estratégia de marketing.

Matriz BCG – Estratégica

A matriz BCG, por sua vez, surgiu na década de 1970 e faz referência a empresa que a criou, a Boston Consulting Group.

A partir de análises gráficas, os gestores que aplicam a matriz BCG conseguem acertar nas decisões estratégicas para cada produto ou unidade de negócio.

Trata-se de uma matriz 2×2 que possibilita avaliar o portfólio de produtos da empresa a partir do ciclo de vida de cada produto.

Para isso, ela considera a taxa de crescimento de cada produto e participação no mercado. O resultado é uma avaliação competitiva melhor em relação à concorrência.

Funciona assim: cada quadrante da matriz 2×2 é representado por símbolos, que tem diferentes significados. Entenda mais a seguir:

• Estrelas: representam os produtos que vendem bem, que têm boa participação no mercado e que são aceitos pelos consumidores. Por isso, representa produtos que tem uma boa taxa de crescimento;

• Pontos de interrogação: representam produtos que foram lançados recentemente pela empresa e que tem potencial de mercado, mas que ainda contam com baixa participação e não geram lucro. Por essa razão, são classificados como uma incógnita pelos gestores, que devem procurar desenvolver ações para que ele mude de posição na matriz BCG;

• Vacas-leiteiras: são aqueles produtos que já estão estáveis no mercado, com baixa taxa de crescimento, mas com uma boa participação. Trata-se de produtos que oferecem um bom lucro e que exigem baixo investimento, configurando-se como a base para a empresa;

• Abacaxis: por fim, os abacaxis são aqueles produtos com pouca ou nenhuma expectativa de emplacar no mercado. Trata-se dos produtos que não vendem bem, não dão lucro e nem tem boa participação. Por isso, normalmente são retirados do mercado.

Com isso, podemos ver que a matriz BCG é bastante indicada especialmente para empresas que trabalham com múltiplos produtos.

Ela permite ao gestor direcionar melhor os esforços e investimentos para os produtos que realmente dão retorno para a organização.

OKRs –  Pessoas

OKR é a sigla para “Objectives and Key Results” ou, em tradução livre, “Objetivos e Resultados-Chave”. 

O nome está diretamente relacionado com como a metodologia funciona, ou seja, ela analisa quais são os objetivos da empresa e quais são os resultados que, se atingidos, vão representar a conclusão desses objetivos.

Por exemplo, uma empresa pode ter como objetivo tornar-se uma autoridade no mercado, ou oferecer um suporte espetacular ao cliente ou ainda escalar consideravelmente as vendas.

Entretanto, todos esses objetivos só podem ser atingidos se, antes, a empresa atingir os Key Results, os resultados-chave.

Por exemplo, se o objetivo da empresa é se tornar autoridade no mercado, então, alguns dos resultados-chave que ela deve obter antes são:

• Rankear em primeiro lugar no Google para uma palavra-chave específica;
• Alcançar 10 mil inscritos na newsletter;
• Formar pelo menos 5 parcerias de co-marketing bem-sucedidas;
• Aumentar em 50% o número de clientes que conhecem a empresa através de canais digitais.

Esses, entretanto, são só alguns exemplos. Isso não significa que toda empresa que quer ser referência no mercado deva cumprir exatamente as métricas citadas acima.

No fim das contas, cada caso é um caso e os gestores devem analisar muito bem os seus objetivos para, só então, definir quais são os resultados-chave que representam etapas para a conclusão desses objetivos finais.

KPIs –  Operacional

O KPI, por sua vez, é o Key Performance Indicator, ou o Indicador-Chave de Desempenho, ou seja, é o parâmetro oficial para mensurar a performance de qualquer processo dentro da empresa.

Trata-se de uma ferramenta de gestão que permite acompanhar os resultados em números, a partir de métricas de sucesso simples e eficientes.

Um exemplo bem simples e didático é o próprio fluxo de caixa, que é um KPI financeiro indispensável para qualquer empresa que quer se manter por muitos anos operando.

No fim das contas, cada negócio vai ter seus próprios KPIs, que são definidos a partir dos processos e resultados que o gestor queira monitorar.

Em resumo, os KPIs devem ser objetivos, mensuráveis, verificáveis e conter um valor agregado.

Ou seja, para que um KPI faça sentido, o gestor deve ter um histórico de resultados dentro de um determinado período para, só então, comparar os números e decidir se está ou não indo na direção mais certeira.

Diagrama de Ishikawa – Qualidade

O diagrama de Ishikawa é uma ferramenta visual, em formato gráfico, que serve para auxiliar as análises da organização na procura da causa principal de um problema.

Ele também é conhecido por outros nomes, como Diagrama Espinha de Peixe, Diagrama Causa e Efeito, PDCA Espinha de Peixe, Árvore de Causas Espinha de Peixe ou Diagrama dos 6 Ms. Independentemente do nome, é bem fácil entender o diagrama de Ishikawa.

Sua utilização parte do princípio de que todo problema tem uma causa específica e que, dessa forma, eliminando-se a raiz do problema, é possível, consequentemente, eliminar o problema.

Para descobrir a raíz dos problemas, portanto, a metodologia sugere testar e analisar cada sugestão de causa feita pela equipe.

PMBOK – Projetos

O PMBOK é, provavelmente, a ferramenta de gestão mais utilizada no mundo. Trata-se de um guia global considerado a base de conhecimento sobre gestão de projetos. Por isso o nome, que é sigla em inglês para Project Management Body of Knowledge.

A primeira edição do PMBOK foi publicada em 1983 e tinha o objetivo de padronizar e documentar as melhores práticas para gerenciar projetos de ponta a ponta.

Hoje, o Guia PMBOK está na sua sexta edição, totalmente adaptada a ambientes ágeis, interativos e adaptativos das empresas.

Ao todo, o documento descreve 49 processos divididos em 5 grupos – Iniciação, Planejamento, Execução, Monitoramento e controle e Encerramento.

OBZ: Orçamento Base Zero – Planejamento Orçamentário

O modelo OBZ, ou Orçamento de Base Zero, por sua vez, é uma ferramenta de gestão que está diretamente ligada ao planejamento orçamentário da empresa e tem o objetivo de definir os recursos financeiros mínimos para atingir as metas.

A estratégia OBZ considera que muitas empresas enxergam que as despesas do último exercício serão novamente as mesmas na hora de elaborar o orçamento, ou então que todas as metas de receita serão alcançadas.

Trata-se de um equívoco (dos grandes), pois isso gera um orçamento desalinhado com a estratégia da organização, já que os números não foram analisados detalhadamente.

Principais ferramentas para gestão de e-commerces

Agora que já sabemos quais as ferramentas de gestão mais utilizadas no mercado, está na hora de dar uma olhada nas ferramentas de gestão de e-commerces. Confira:

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ERP

Enterprise Resource Planning (ERP), ou Sistema de Gestão Integrado, é uma ferramenta de gestão que ajuda o gestor de uma empresa a melhorar os processos internos e integrar as atividades de diferentes setores, como vendas, finanças, estoques e recursos humanos.

A partir da centralização das informações em uma única plataforma, é possível tornar o fluxo de dados corporativos mais fluido, o que elimina a duplicidade de informações.

Com isso, as informações são todas mantidas em uma base de dados única e integrada, o que pode dar insights valiosos e que contribuem para uma tomada de decisão mais assertiva.

CRM e Automação de Marketing

CRM, ou Customer Relationship Management (Gestão de Relacionamento com o Cliente) é um processo para gerenciar a analisar as interações com os clientes, antecipar necessidades e desejos, otimizar a rentabilidade, captar novos clientes e otimizar as vendas.

Por isso, utilizar um software de CRM aliado a automação de marketing possibilita um gerenciamento de leads mais eficiente ao longo da jornada do cliente, desde a captura e nutrição, feita pelo marketing, até o follow up da venda, feito pelo setor de vendas.

Gateway de Pagamento

O Gateway de Pagamento, em termos simples, é um sistema de pagamento online que serve como ponte e comunicação direta entre o consumidor, o banco e a operadora do cartão de crédito.

Trata-se de uma metodologia extremamente importante para lojas virtuais, pois possibilita que o cliente tenha acesso aos métodos de pagamento que são mais convenientes para ele.

Assim, é possível atender a todo tipo de consumidor, o que, no fim do mês, vai ter um resultado bastante positivo para o caixa da empresa.

Gateway Logístico

Por fim, o Gateway Logístico diz respeito ao uso de equipamentos que possibilitam a comunicação e integração de dados entre dois ou mais ambientes que envolvem processos logísticos ligados às áreas de suprimentos, produção e distribuição.

Ou seja, trata-se de uma ferramenta de gestão que vai te permitir melhorar a logística do seu e-commerce, desde a obtenção dos produtos, até a entrega para o cliente.

Um exemplo de gateway logístico para a área de distribuição são os serviços da Kangu, que te ajudam a encontrar os fretes mais baratos e rápidos para aumentar a satisfação do seu cliente.

Otimize sua operação logística com as soluções de entregas da Kangu para a sua loja virtual!

Conclusão

Como vimos ao longo do texto, existem diversas ferramentas de gestão que podem (e devem) ser utilizadas pelas lideranças das empresas.

Essas ferramentas servem tanto para melhorar os processos e ajudar a atingir as metas mais rápido, quanto para ter insights interessantes sobre o negócio, já que, através delas, é possível tomar decisões com base em dados ao invés do puro “achismo”.

Dentre as ferramentas de gestão mais utilizadas, podemos citar a análise de SWOT, a Matriz BCG, os OKRs, os KPIs, o diagrama de Ishikawa, o PMBOK e o OBZ.

Já para os e-commerces, algumas ferramentas específicas podem ser bem interessantes, como o ERP, o CRM aliado a automação de marketing, os Gateways de pagamento e os Gateways logísticos.

Dentre os Gateways Logísticos, podemos citar as soluções oferecidas pela Kangu, que ajudam a sua empresa a encontrar o frete mais mais barato e eficiente para que você conquiste o seu cliente com uma entrega rápida e de qualidade.

E aí? Gostou do texto? Então aproveite para dar uma olhada nos serviços da Kangu!