Qual a importância das ferramentas de organização de tarefas para empresas?

Seu cotidiano anda cada vez mais dinâmico e parece que você perdeu o controle das atividades? Calma. Para criar um fluxo de trabalho contínuo e garantir o acompanhamento da produtividade da equipe, as ferramentas de organização de tarefas são ideais.

A importância dessas soluções é tanta, que elas estão ganhando espaço frente aos modelos tradicionais de gestão. Então, se você quer usufruir de tudo o que elas oferecem em seu negócio e aproveitar suas vantagens para sair na frente, não deixe de ler este artigo. Vamos lá?

O que são ferramentas de organização de tarefas?

As ferramentas de organização de tarefas são soluções voltadas à gestão das operações empresariais. Basicamente, elas englobam meios — desde uma simples agenda até aplicativos — e metodologias que permitem:

Planejar as ações a serem realizadas em um processo;
Criar fluxos de trabalho nos quais cada atividade encerrada desencadeia o início da próxima.
Dividir as tarefas e indicar os responsáveis;
Estabelecer prazos e metas;
Acompanhar o andamento;
Listar os afazeres;
Definir prioridades.

Do ponto de vista da tecnologia, essas são soluções cujas funcionalidades — dashboards, checklists, cronogramas, fluxogramas, cadastro de pessoas etc. — foram desenvolvidas para a administração cotidiana do negócio.

Qual é a importância de usar ferramentas de organização de tarefas?

Usar esse tipo de ferramenta em uma empresa oferece diversas vantagens, as quais agregam importância a essa solução, mudando a forma como as operações são realizadas. Conheça os principais diferenciais!

Planejar e acompanhar projetos

Esse tipo de solução possibilita a integração das tarefas em processos para criar um fluxo contínuo, no qual responsabilidades e metas são definidas, tempo e custos são programados, recursos são alocados e atividades são priorizadas. A partir disso, o controle do desenvolvimento das ações fica mais fácil.

Aumentar a produtividade

Com todos os aspectos que influenciam o andamento das operações já planejadas, a equipe pode se dedicar à realização das tarefas, sem perder tempo com a falta de instruções ou com a necessidade de providenciar os meios para a execução. Assim, a produtividade aumenta.

Reduzir erros

A clareza das orientações sobre as atividades — o que, como, quando, quem, etc. — é a forma mais eficaz de reduzir erros. Nesse sentido, além de um cronograma de trabalho, as ferramentas de organização de tarefas permitem o desenvolvimento de um fluxo de comunicação.

Otimizar os processos

Ao planejar como executar cada atividade, o conjunto dos processos é revisto. Ou seja, tarefas que não fazem mais sentido são eliminadas e outras podem ser automatizadas, deixando o fluxo mais enxuto.

Melhorar a colaboração

A tecnologia envolvida nas ferramentas de organização de tarefas possibilita o acesso ao trabalho a qualquer hora e de qualquer lugar. Mais do que isso, ela agrupa atividades e dados. Esses elementos são fundamentais para a colaboração eficiente.

Centralizar informações

A centralização de informações facilita a tomada de decisão, bem como melhora o andamento diário da operação, pois gestores e colaboradores acessam e encontram esses dados, otimizando o tempo.

Quais soluções podem ser usadas para isso?

Existem diversas soluções disponíveis no mercado para a gestão do trabalho. Porém, destacamos três ferramentas que podem ser usadas para a organização — entre elas uma que já é utilizada por muitas empresas, mas não dessa forma. Entenda melhor!

Trello

Talvez o aplicativo de gestão mais conhecido desta lista, o Trello foi desenvolvido especificamente para a organização e o acompanhamento de tarefas. Com ele, é possível, por exemplo:

Criar quadros que indicam o status do projeto;
Organizar as atividades em fluxos, por setor e responsável;
Repassar a tarefa para a próxima fase;
Realizar a organização individual e a gestão coletiva dos processos;
Priorizar e classificar cada item.

Google Keep

Outra solução que é muito útil para a organização do trabalho é o Google Keep. Trata-se de um aplicativo de notas que pode ser sincronizado como uma extensão para o Google Chrome ou integrado com o Google Docs, facilitando o acesso aos arquivos. Ele oferece diversas funcionalidades como:

Listas;
Adição de imagens;
Classificação por cores;
Acrescentar colaboradores;
Filtros;
Gravação de áudios;
Lembretes.

Google Workspace

O Google Workspace é normalmente visto como uma suíte de soluções em nuvem usada para colocar as atividades em prática. Porém, exatamente por oferecer tantas possibilidades, ele se torna a opção mais completa dentre as ferramentas de organização de tarefas. Com ele, fica mais fácil:

Manter o contato com a equipe, usando o Gmail, o Google Chat e o Google Meet;
Compartilhar documentos e colaborar pelo Google Drive;
Organizar as demandas com Google Agenda e Google Tasks;
Delegar tarefas com Google Tasks e Smart Chips;
Controlar o estoque em tempo real com o Google Planilhas;
Criar planos e orientações com Google Docs.

Como esse tipo de ferramenta pode fazer parte da rotina empresarial?

Como visto, a implementação e o uso de ferramentas de organização de tarefas impactam positivamente o dia a dia de um negócio. Entretanto, para que os efeitos sejam potencializados, encaixando-se na dinâmica de sua empresa, é preciso tomar alguns cuidados. Saiba quais a seguir!

Entenda como são os fluxos de trabalho em sua organização antes de mais nada

Funcionando como um diagnóstico, essa análise visa a entender quais são as etapas de cada processo, os gargalos que limitam o andamento e como é a distribuição de responsabilidades, de forma a perceber qual lógica a organização das atividades obedece.

Conte com apoio da tecnologia

Optar por uma solução de TI como ferramenta de organização de tarefas é bastante óbvio. No entanto, a tecnologia pode ir além, superando o papel de agenda ou checklist e servindo para integrar a equipe. Esse é um dos diferenciais do Google Workspace, por exemplo.

Não deixe de manter a comunicação com a equipe

Apesar de facilitada pela própria ferramenta, não se pode — nem se deve — descuidar da comunicação com os funcionários. Assegurar o contato e a colaboração, via ambientes virtuais de trabalho e canais como e-mail e chat, é imprescindível.

Sendo assim, utilizar ferramentas de organização de tarefas é muito importante diante dos benefícios que elas oferecem para a gestão. Buscar, entre as opções no mercado, uma solução mais ampla e completa, que, além de coordenar as atividades, facilita a execução delas, otimiza o cotidiano empresarial.

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*Artigo escrito pela SantoDigital